Gibt es ein „gutes“ Home Office in Zeiten von Kontakt­sperre – ohne und mit Kindern?

1. April 2020 von Desiree Bösemüller

Bei denk­mo­dell sieht die Reali­tät in den Home Offices sehr unter­schied­lich aus: Einige Kolleg*innen versu­chen mit Kindern zu Hause eine Art von Alltag zu etablie­ren (konkret also eine Stadt­woh­nung in Schule, Kita, Arbeits­platz und Kusche­l­oase glei­cher­ma­ßen umzu­bauen); andere wohnen allein oder mit Partner*in. Die Heraus­for­de­run­gen sind also sehr unter­schied­lich. Im folgen­den Arti­kel haben wir unsere Best Prac­ti­ces zusam­men­ge­stellt – von Zuhause für Zuhause.

Was wir dabei voraus­schi­cken möch­ten, wenn wir hier Tipps teilen oder Empfeh­lun­gen geben: Niemand von uns glaubt, dass Home Office „einfach“ ist – niemand von uns weiß, wie es „rich­tig“ geht. Was wir aber gerne teilen, sind einige Erfah­run­gen, die viel­leicht ande­ren auch nutzen können.

Home Office – Einen Arbeits­platz einrich­ten

Egal, ob mit oder ohne Kind im Home Office: Ein fest instal­lier­ter Arbeits­platz hilft. Nach Möglich­keit ist dieser nicht im Schlaf­zim­mer instal­liert, das kann Schlaf­pro­bleme verur­sa­chen. Ein ruhi­ger Ort ist ideal. Nicht immer ist das gerade möglich – das ist uns sehr bewusst.

Gut ist, auch am Arbeits­platz so viel Tages­licht wie möglich zu haben. Expert*innen empfeh­len, den Arbeits­platz seit­lich entlang des Fens­ters aufzu­stel­len, damit die Sonne weder durch Blen­den (direkt vor dem Fens­ter) noch durch Spie­ge­lun­gen (mit Rücken zum Fens­ter) müde Augen hervor­ru­fen kann. Sollte das mit dem Tages­licht nicht mach­bar sein, gibt es auch soge­nannte Tages­licht­lam­pen in unter­schied­li­chen Formen und Vari­an­ten.

Wich­tig ist, gerade wenn Home Office, eine „Dauer­lö­sung“ ist, auf Ergo­no­mie des Arbeits­plat­zes zu achten. Ein höhen­ver­stell­ba­rer Büro­stuhl und ein Schreib­tisch in ange­neh­mer Höhe (~10 cm Platz zwischen Tisch­platte und Ober­schen­kel) gehö­ren dabei zur Grund­aus­stat­tung. Viele Kolleg*innen haben bei uns darüber hinaus einen weite­ren Bild­schirm im Home Office. Sie arbei­ten gern im Stehen? Es gibt unter­schied­lichste Stehschreibtisch-„Aufsetzer“, hier ein Beispiel. Klar, aktu­ell ist kein Möbel­haus geöff­net – machen Sie das, was aktu­ell möglich ist.

Im Home Office effek­tiv Arbei­ten – Best Prac­ti­ces für Perso­nen ohne Kinder

Im Home Office sind die Ablen­kun­gen viel­leicht andere als im Groß­raum­büro, aber: Es gibt sie, die Ablen­kungs­fal­len. Zuhause arbei­ten bedeu­tet für uns daher: Routi­nen, Routi­nen, Routi­nen… Und auch Klar­heit darüber, wann ich arbeite und wann nicht.

Der Start in den Tag

Für viele scheint das größte Problem im „über­haupt erst­mal Anfan­gen“ zu liegen. Wir empfeh­len: Zur glei­chen Zeit aufste­hen, ggf. duschen, medi­tie­ren, etwas Essen, etc. – dann aber ran an den Schreib­tisch! Versu­chen Sie einfach zur sonst übli­chen Zeit am Büro­tisch zu sitzen.

Viele raten dazu, sich nicht in Jogging­hose oder Schlaf­an­zug an den Schreib­tisch zu setzen. Es muss nicht die übli­che Arbeits­klei­dung sein (insbe­son­dere wenn es hier um Anzüge etc. geht), die Klei­dung sollte Sie aber auch nicht stän­dig an ihre schöns­ten Ausruh-Sonn­tage auf der Couch erin­nern. Finden Sie für sich ein gutes Mittel­maß und: Klei­den Sie sich so, dass Sie für eine spon­tane Video­kon­fe­renz bereit sind.

Um den Start in den Tag zu verein­fa­chen und Kolleg*innen mit Kindern entge­gen­zu­kom­men, haben wir bei denk­mo­dell einfach unser „daily“ auf 9.30 Uhr vorver­legt. Norma­ler­weise findet unser tägli­ches Team­up­date mittags um 12.30 Uhr vor der Pause statt. Nun tref­fen wir uns täglich von 9.30 Uhr bis maxi­mal 10.00 Uhr virtu­ell via Zoom, vertei­len anste­hende Projekte, bespre­chen aktu­elle Infor­ma­tio­nen und singen ggf. für ein Geburts­tags­kind noch ein klei­nes Ständ­chen. Spätes­tens danach star­ten alle in den (Arbeits!)Tag.

Von ande­ren Orga­ni­sa­tio­nen wissen wir, dass sich manche Mitar­bei­tende zum digi­ta­len Co-Working tref­fen, d.h. viele stel­len einfach die Kamera an beim Arbei­ten. Diesen Perso­nen hilft es, andere beim Arbei­ten zu sehen. Auf Instagram gibt es mitt­ler­weile Influencer*innen, die dieses virtu­elle Co-Working zu bestimm­ten Uhrzei­ten anbie­ten – beispiels­weise zwei Stun­den am Morgen gemein­sam jeweils 25 Minu­ten konzen­trier­tes Arbei­ten und 5 Minu­ten Pause, in denen dann Fragen gestellt oder Inter­views geführt werden.

Fazit: Es gibt vieler­lei Möglich­kei­ten. Schaf­fen Sie sich eine Routine, die zu Ihnen passt und die Sie möglichst wenig ablenkt.

Feste Struk­tu­ren & To-Do‘s

Foto mit Laptop, Kalener und Schreibblock auf einem Tisch

Für das Home Office sind ein fester und enger Zeit­plan oft wich­ti­ger als im Büro. Wir empfeh­len, schon am Abend zuvor den nächs­ten Tag zu planen. Nehmen Sie sich dafür ca. 15 Minu­ten Zeit. Das sollte das letzte Arbeits-To-Do des Tages sein.

Außer­dem star­ten wir gern mit einem klei­nen Erfolgs­er­leb­nis in den Tag. Sollte es also eine Aufgabe geben, die zwischen 15 und 30 Minu­ten dauert und leicht „abzu­ha­ken ist“, dann schie­ben Sie diese an den Tagesan­fang – und star­ten so mit einem guten Gefühl in den Tag.

Ansons­ten empfeh­len wir das Achten auf den eige­nen Biorhyth­mus. Gehö­ren Sie zu den Frühaufsteher*innen? Dann nutzen Sie die ersten Stun­den des Tages in jedem Fall für konzen­tra­ti­ons­in­ten­sive Aufga­ben und das Mittags­tief für das Abar­bei­ten von Mails. Bei Menschen, die eher zu den Eulen (also den Nachtarbeiter*innen) gehö­ren, empfeh­len wir die Fokus­zei­ten eher in den Nach­mit­tag zu legen.

Um nicht in die „Ich habe den ganzen Tag Zeit-Falle“ zu tappen empfeh­len wir einige zentrale Mecha­nis­men zum Zeit­ma­nage­ment: Nehmen Sie sich insge­samt nicht mehr als 3–5 große Aufga­ben pro Tag vor. Und halten Sie sich an Mark Twain: „If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And if it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.” Keine Aufschie­be­ri­tis! Auch nicht im Home Office. Fangen Sie mit der unan­ge­nehms­ten Aufgabe an, dann haben Sie diese hinter sich. Formu­lie­ren Sie ihre To-Dos möglichst posi­tiv (gewünsch­tes Ergeb­nis, nega­tive Wörter/Verneinungen vermei­den) und konkret (gern mit einem Verb), das hilft bei der Umset­zung. Also beispiels­weise statt „Konzept Bera­tung“ einfach „Ideen zu virtu­el­len Metho­den sammeln“ und „erste Abläufe für einen virtu­el­len Work­shop entwi­ckeln“, „Abläufe mit Kolleg*innen teilen und weitere Ideen sammeln“, „fein­schlei­fen des Ablaufs“ und „testen mit Kolleg*innen“.

Noch ein ganz wich­ti­ger Hinweis: Soll­ten Sie gerade mit der Arbeit begin­nen und Ihnen ausge­rech­net in diesem Moment einfal­len „Ach ich wollte doch noch staub­saugen.“ – haben Sie immer einen Stift und ein Papier neben Ihrem Schreib­tisch (oder eine App) und notie­ren Sie alle diese To-Dos sofort; und zwar, ohne sie tatsäch­lich zu erle­di­gen. Dieses „Vergnü­gen“ kommt dann nach der Arbeit. Werfen Sie gern einen Blick auf unse­ren Blog­ar­ti­kel zur Getting Things Done Methode.

Arbeits­zei­ten und Pausen

Viel­leicht fehlt Ihnen das Geräusch der Kaffee­ma­schine im Home Office, das bei Ihnen den auto­ma­ti­schen Pausen-Weck­ruf auslöst? Dann stel­len Sie sich doch Zuhause einfach einen Timer oder Wecker und machen dann spätes­tens nach jeweils 90 Minu­ten eine Bio-Pause. Nutzen Sie diese Pausen, um sich zu bewe­gen. Gehen Sie kurz auf und ab (im besten Fall auch mal vor die Tür oder auf den Balkon – frische Luft tut gut! Bewe­gen Sie Ihren Kopf‑, Hals- und Schul­ter­be­reich. Fünf einfa­che und zugleich prak­ti­sche Bewe­gungs­ab­läufe finden Sie beispiels­weise hier. Ganz ohne Schwit­zen – verspro­chen!

Planen Sie außer­dem feste Mittags­pau­sen. Soll­ten Sie es nicht ohne­hin schon tun, wäre es ggf. hilf­reich, sich auch bzgl. des Mittag­essens schon am Vortag einen Plan zu machen. Damit die Mittags­zeit zur Lust und nicht zum Frust wird. Mitt­ler­weile gibt es in vielen Unter­neh­men Chat-Grup­pen oder Slack-Kanäle in denen die Mitarbeiter*innen ihre Lunch­mahl­zeit posten, andere kochen sich daheim etwas und tref­fen sich dann virtu­ell zum gemein­sa­men Lunch. Essens­be­stel­lun­gen sind in Zeiten von Corona viel­leicht sogar nicht nur prak­tisch und lecker, sondern helfen auch Ihren Lieb­lings­re­stau­rants diese Zeiten zu über­ste­hen.

Und zu guter Letzt: Legen Sie schon das Ende Ihrer Arbeits­zeit fest und halten Sie dieses ein! Meist geht das am besten, wenn Sie sich abends mit Freund*innen oder der Fami­lie zum (virtu­el­len) Treff verab­re­den oder eines der vielen Abend­pro­gramme im Inter­net wahr­neh­men! Da wir bei denk­mo­dell oft im Home Office arbei­ten, tragen wir für alle sicht­bar in einen Kalen­der ein, von wann bis wann wir erreich­bar sind. Andere Unter­neh­men nutzen dafür Slack-Kanäle oder einfach eine E‑Mail.

Ruhe – in Innen und Außen

Manche brau­chen bei der Arbeit voll­kom­mene Ruhe – hier empfeh­len sich Noice Cancel­ling Kopf­hö­rer oder Ohrstöp­sel. Andere wiederum hören konzen­tra­ti­ons­för­dernde Musik oder auch Tide (hier gibt’s unter ande­rem das Schnur­ren einer Katze). Bei mir hilft oft der Klang von Regen. Aber Achtung: Allein Zuhause sitzen und stun­den­lang dem Regen lauschen, kann auch einsam oder trau­rig machen. Wie immer gilt: Schauen Sie, was zu Ihnen passt und Ihnen am meis­ten hilft in eine konzen­trierte Arbeits­phase einzu­tau­chen.

Für die innere Ruhe hilft es, das Handy in den Flug­mo­dus zu schal­ten und in der Arbeits­zeit auf das Lesen von Chats, Instagram-Stories etc. zu verzich­ten. Sie können dabei Nach­rich­ten aus bestimm­ten Apps oder Kanä­len zulas­sen, z.B. Slack über Ihren PC (Web-App) nutzen.

In Zeiten der Krise wird empfoh­len, nur zwei­mal täglich Nach­rich­ten (also Updates rund um Corona) zu konsu­mie­ren.

Weitere Hacks

Für das eigene Wohl empfeh­len wir: Trin­ken Sie ausrei­chend Wasser! Stel­len Sie sich ein Glas Wasser auf den Tisch und füllen es spätes­tens nach 90 Minu­ten auf. Das dient Ihnen als Erin­ne­rung.

Die nächs­ten Tage werden viel­leicht nicht immer einfach. Denken Sie an die eigene Leich­tig­keit und bauen Sie sich freud­volle Momente in den Arbeits­all­tag. Über­le­gen Sie sich ggf. eine kleine Beloh­nung für erle­digte Aufga­ben oder das Tagesende. Dabei kann eine Beloh­nung auch ein kurzer Schnack mit Ihrer*m Kolleg*in sein – gemein­same Kaffee- oder Teepau­sen mit einem persön­li­chen, infor­mel­len Austausch sind viel­leicht ener­gie­stif­ten­der als der Scho­ko­la­den­rie­gel.

Und wenn es mal einen Tag gibt, der irgend­wie nicht anfan­gen und nicht enden will: Machen Sie einfach etwas! Manch­mal kommt die Moti­va­tion oder Inspi­ra­tion beim Tun. Einfach losle­gen, egal wie, egal womit.

Tun Sie sich außer­dem einen Gefal­len: Sitzen Sie nicht den ganzen Tag vor dem PC. Planen Sie bewusst offline Zeiten (zum Bücher lesen, Podcast hören, …) ein.

Home Office mit Kindern

Das Home Office mit Kindern ist eine Liga für sich. Bei denk­mo­dell gibt es viele Mitarbeiter*innen, die gerade daheim Arbeit, Haus­halt und Kinder­be­treu­ung unter einen Hut brin­gen müssen. Dabei gibt es unter­schied­li­che Heran­ge­hens­wei­sen:

Struk­tur mit den Kindern

Foto mit einer Wand voll mit Post its von einem Zeitplan mit der Familie

Die meis­ten versu­chen gemein­sam mit den Kindern Wochen- und Tages­pläne aufzu­stel­len. Unsere Berater*innen nutzen dabei vor allem die volle Viel­falt an bunten Post-Its und Visua­li­sie­rungs­tricks, um die Planung etwas abwechs­lungs­rei­cher und zugleich für alle sicht­bar zu gestal­ten.

Ein paar arbei­ten sogar mit einem Kanban-Board. Die Spal­ten haben dann Über­schrif­ten wie… Was könn­ten wir heute machen („Back­log“) / Was wir heute machen („To-Do & Doing“) / Was haben wir heute gemacht? („Done“). Andere erstel­len mit Post-Its und Krepp-Band Excel-artige Über­sich­ten an der Wohn­zim­mer­wand. Dann werden den jewei­li­gen Fami­li­en­mit­glie­dern To-Dos zuge­ord­net. Das klingt jetzt struk­tu­rier­ter als es in Wirk­lich­keit ist. Wir machen die Erfah­rung: Die Kindern finden es klasse zu wissen, was gerade dran ist. Ihnen fehlt ja auch die feste Struk­tur aus Kita und Schule – und sie können dann auch für sich „planen“, wann die Eltern wirk­lich für sie da sind und wann sie arbei­ten.

Arbeits­zei­ten und Pausen

Für die ande­ren Team­mit­glie­der ist die Infor­ma­tion, wann Perso­nen mit Kindern im Home Office erreich­bar sind und wann nicht, natür­lich sehr wich­tig. Bei denk­mo­dell haben wir uns dazu entschie­den unsere Meeting-Termine an Zeiten anzu­pas­sen, die für Eltern am ehes­ten mach­bar sind. Die virtu­elle Team-Infor­unde sollte bei uns außer­dem nicht länger als 60 Minu­ten dauern. Gestal­ten Sie die Mittags­zei­ten mit Kindern aktiv. Tipps für Gerichte mit einer Zube­rei­tungs­zeit von unter 30 Minu­ten werden gerade dankend entge­gen­ge­nom­men. Bei Fami­lien mit älte­ren Kindern über­neh­men diese auch schon mal die Fami­li­en­ver­sor­gung – können sich auspro­bie­ren, tragen etwas bei und sind „ganz neben­bei“ auch noch bestens beschäf­tigt.

Weitere Hacks

Foto mit einer Frau, die an einer Schreibmaschine schreibt, an Ihrem Schreibtisch sitzt und hinten steht Ihr Laptop

Soll­ten Sie sich die Kinder­be­treu­ung mit einer Person teilen, verab­schie­den sich manche Eltern­teile sogar von Ihren Kindern, wenn sie an den Arbeits­platz im Home Office gehen. Es wird quasi ein „Ich gehe zur Arbeit. Tschüss!“ simu­liert, damit eine eini­ger­ma­ßen störungs­freie Zeit sicher­ge­stellt ist und die Kinder einen spür­ba­ren Unter­schied vermit­telt bekom­men.

Auch mit Kindern ist auf Beloh­nun­gen und freud­volle Zeiten zu achten! Was können Sie sich selbst und Ihren Kindern Gutes tun? Viel­leicht ist das sogar eine kurze gemein­same Medi­ta­tion mit den Kindern – kosten­lose Kinder­me­di­ta­tio­nen gibt es beispiels­weise aktu­ell auf 7mind.de.

In unse­rem infor­mel­len denk­mo­dell-Chat wurden Kinder­be­treu­ungs-Ideen geteilt, die wir gern auch an Sie weiter­ge­ben: Tipps der SZ, Albas tägli­che Sport­stunde oder Home­schoo­ling Impulse.

Vor allem aber: Strei­chen Sie zu hohe Erwar­tun­gen an sich selbst und hinter­fra­gen Sie den eige­nen Perfek­tio­nis­mus! Kommu­ni­zie­ren Sie auch in Ihr Team (inso­fern Sie sich damit wohl fühlen), wenn es mal zu viel wird. Wie und welche Unter­stüt­zung Sie aus dem Team gebrau­chen könn­ten: #wear­einthi­s­tog­e­ther

Wer noch mehr Inspi­ra­tion gebrau­chen kann:

Wir sind auf Ihre weite­ren Best Prac­ti­ces und Über­le­bens-Hacks gespannt! Lassen Sie uns auch gern wissen, welche Fragen oder Heraus­for­de­run­gen Sie gerade beschäf­ti­gen. Wir freuen uns über den virtu­el­len Austausch.