Hybride Veran­stal­tun­gen: Tipps und Erfah­run­gen aus unse­rer Praxis

1. Neue (und bewah­rens­werte) Arbeits­rea­li­tä­ten

Krisen sind häufig Trei­ber für Verän­de­run­gen. Die Coro­na­krise gilt als Durch­bruch für digi­ta­les Arbei­ten und Home­of­fice. Laut einer Studie der Kran­ken­kasse DAK haben viele Menschen den Umstieg nicht nur gut verkraf­tet, sondern fühlen sich bei der Arbeit von Zuhause deut­lich weni­ger gestresst, sind produk­ti­ver und haben mehr Zeit mit der Fami­lie. Zusätz­lich bestä­tigte jüngst eine Green­peace-Studie, dass jähr­lich mehrere Millio­nen Tonnen CO2 in einge­spart werden können, wenn weiter­hin einige Tage in der Woche von zu Hause aus gear­bei­tet wird. Über die Hälfte aller deut­schen Unter­neh­men plant zudem, dass Home­of­fice weiter auszu­bauen, wie eine Befra­gung des Münch­ner Ifo-Insti­tuts zeigte – alles Signale, dass Home­of­fice ein zentra­ler Baustein unse­rer Arbeits­rea­li­tät blei­ben wird.

2. Veran­stal­tun­gen für unsi­chere Zeiten

In den letz­ten Mona­ten zeigte sich bei vielen unse­rer Kund*innen aber die Unsi­cher­heit, welche Veran­stal­tun­gen in Präsenz statt­fin­den soll­ten und welche eher digi­tal blei­ben können – beson­ders auch mit Blick auf ein weiter­hin hohes Infek­ti­ons­ge­sche­hen. Allge­mein gilt, dass die eher tech­nisch-opera­ti­ven Veran­stal­tun­gen von einge­spiel­ten Grup­pen oder Teams rela­tiv problem­los ins Digi­tale verlegt werden können; Veran­stal­tun­gen, bei denen die persön­lich-emotio­nale Seite gefragt ist, müssen in Präsenz mit hohen Sicher­heits­vor­keh­run­gen statt­fin­den. In der Praxis erweist sich diese Unter­schei­dung aber oft genug als unscharf. Neben dem Entwe­der-oder gibt es auch bei dieser Frage zuneh­mend ein Sowohl-als auch. Das heißt konkret: Es schä­len sich immer mehr hybride Veran­stal­tungs­ty­pen heraus. In unse­rem Verständ­nis sind das eigent­lich in erster Linie Präsenz­ver­an­stal­tun­gen, bei denen ein Teil der Teil­neh­men­den aus diver­sen Grün­den nur online teil­neh­men kann. Das aller­dings mit dem Anspruch einer hohen Inte­gra­tion, sodass digi­tal zuge­schal­tete Teil­neh­men­den keinen echten Nach­teil erfah­ren. Das ist prak­tisch nicht ganz einfach zu reali­sie­ren, macht aber große Freude, wenn es gelingt. Unsere Erfah­run­gen mit hybri­den Veran­stal­tun­gen teilen wir in unse­rem aktu­el­len Blog-Arti­kel gerne mit Ihnen.

3. Hybri­des Veran­stal­tungs­de­sign

In der Praxis zeigt sich, dass der Aufwand und das Setup je Grup­pen­größe sich deut­lich unter­schei­den. Unter­schei­den werden wir in zwei typi­sche Arten von hybri­den Veran­stal­tun­gen, die uns häufig begeg­nen: eher klei­nere mit bis zu acht Präsenz­teil­neh­men­den und eher mittel­große Veran­stal­tun­gen mit bis zu 20 Präsenz­teil­neh­men­den. Bei größe­ren Veran­stal­tun­gen sind wir schnell in einer eher „panel­ar­ti­gen Situa­tion“ mit tenden­zi­ell passi­ve­ren Teil­neh­men­den, die bisher schon oft ausrei­chend digi­tal inte­griert werden konn­ten. Heraus­for­dern­der sind aus unse­rer Sicht inter­ak­tiv gestal­tete Workshop‑, Trai­nings- und Grup­pen­for­mate. Die folgen­den Setups für hybride Veran­stal­tun­gen haben sich bei uns bewährt. Wir halten sie für gut geeig­net und geben Ihnen gerne einen Einblick.

3.1. Tech­ni­sche Ausstat­tung

Die Tech­nik bildet die Schnitt­stelle zwischen der analo­gen und der digi­ta­len Welt. Diese soll­ten möglichst wenige Hinder­nisse in der Kommu­ni­ka­tion bilden – visu­ell und akus­tisch. Dabei haben sich folgende Aspekte als Knack­punkte heraus­ge­stellt.

Knack­punkt 1: Fokus durch geeig­nete Kame­ra­sys­teme

Damit die virtu­ell Teil­neh­men­den sowohl einen guten Eindruck von der Gruppe haben, aber auch die Mimik der Spre­chen­den zu sehen ist, sollte es zwei Kame­ras geben. Eine, die konstant und fron­tal die gesamte Gruppe (in U‑Form sitzend) über­trägt; eine weitere mobile Kamera über­trägt idea­ler­weise immer die oder den Sprechende*n. Gerade letz­te­res ist aufwän­dig. Als güns­tige Vari­ante eignet sich ein leich­ter, mobi­ler Wagen mit Kame­ra­sys­tem oder ein fern­steu­er­ba­res Kame­ra­sys­tem (bspw. eine Logi­tech[1] BC950). Beide Kame­ras könn­ten in Zoom als zwei Nutzer einge­bun­den werden, um immer beide Bilder sicht­bar zu haben. Elegan­ter sind dage­gen intel­li­gente Kame­ra­sys­teme, die auto­ma­tisch einen guten Bild­aus­schnitt wählen und in die Gesich­ter von Sprecher*innen hinein­zoo­men, bspw. Logi­tech Meetup für klei­nere Räume oder eine Logi­tech Rally für größere Grup­pen.

Knack­punkt 2: Mikro­fon­sys­tem als zentrale Heraus­for­de­rung

Je größer die Gruppe im Präsenz­raum, desto schwie­ri­ger ist es, die spre­chende Einzel­per­son über ein zentra­les Mikro­fon gut zu hören. In größe­ren Grup­pen haben wir teil­weise einen Abstand von mehre­ren Metern von einem gemein­sa­men Mikro­fon und kleinste Hinter­grund­ge­räu­sche stören die Audio­qua­li­tät zusätz­lich. Wir haben es bisher so gelöst, dass wir einen klei­nen Konfe­renz­laut­spre­cher mit Draht­los­ver­bin­dung (in unse­rem Fall: Jabra Speak 710) in ca. 2m Abstand durch die Mode­ra­tion vor die jeweils spre­chende Person gestellt haben. Die Tonqua­li­tät ist dann gut, aller­dings ist der Aufwand für die Mode­ra­tion hoch, da der Laut­spre­cher bewegt werden muss. Die profes­sio­nel­lere Lösung sind hier entwe­der indi­vi­du­elle Ansteck­mi­kro­fone oder aufwän­di­gere und modu­lar erwei­ter­bare Konfe­renz­sys­teme (bspw. Logi­tech Rally). Hier expe­ri­men­tie­ren wir selbst noch weiter und haben den Gold­stan­dard noch nicht gefun­den.

Knack­punkt 3: Gemein­same digi­tale Arbeits­flä­chen

Wir alle kennen den posi­ti­ven Effekt gemein­sa­mer Arbeits­flä­chen. Ideal für die virtu­el­len Teil­neh­men­den einer hybri­den Veran­stal­tung wäre die gemein­same Verwen­dung eines digi­ta­len White­boards, wie wir es bereits in digi­ta­len Forma­ten verwen­den (bspw. Miro), ergänzt durch ein großes Bild der Arbeits­flä­che per Beamer im Präsenz­raum. Das dürfte aber in vielen Situa­tio­nen die Inter­ak­tion im Präsenz­raum so stark redu­zie­ren, dass diese Lösung eher nicht in Frage kommt.
Eine Vari­ante könnte eine weitere Kamera sein, die nur ein Pinn­board über­trägt (und als zusätz­li­cher Nutzer / Bild in die Video­kon­fe­renz einge­bun­den wird). Prag­ma­tisch hatten wir auch auf einer Veran­stal­tung in regel­mä­ßi­gen Abstän­den ein Foto über die Chat-Funk­tion geteilt. Eine elegan­tere Lösung, die wir ins Auge fassen, sind digi­tale Flip­charts (bspw. Samsung Digi­tal Flip­chart) die, im Präsenz­raum wie analoge Flip­charts verwen­det werden können. Da es sich aber eigent­lich um Touch-Bild­schirme handelt, können sie problem­los an virtu­ell Teil­neh­mende gespie­gelt werden.

Knack­punkt 4: Beamer für den digi­ta­len Raum

Längst etablier­ter Stan­dard für die Abbil­dung des digi­ta­len Raums sind Beamer. Größere Bild­schirme sind ausrei­chend für Grup­pen bis acht Teil­neh­mende, darüber hinaus sollte aber in jedem Fall ein Beamer verwen­det werden. Groß­sys­teme und Smart­boards sind nur für Konfe­renz­räume mit fest montier­ten Tischen geeig­net. Leider sind sie aber für die Praxis inter­ak­ti­ver Work­shops aufgrund von Größe und Gewicht zu unfle­xi­bel und eher hinder­lich.

3.2. Komple­men­tä­res Mode­ra­ti­ons­tan­dem für eine enge Verzah­nung

Eine hybride Veran­stal­tung sollte immer im Mode­ra­ti­ons­tan­dem durch­ge­führt werden. Die Haupt­mo­de­ra­tion ist neben der Gesprächs- und Prozess­steue­rung für die Visua­li­sie­rung zustän­dig. Dane­ben braucht es eine Co-Mode­ra­tion, die in erster Linie den virtu­el­len Raum im Blick hat, aber selbst im Präsenz­raum in der Nähe der Haupt­mo­de­ra­tion sitzt. Am Note­book achtet die Co-Mode­ra­tion immer auf ausrei­chende Einbin­dung der virtu­ell Teil­neh­men­den, durch einen Blick auf Meldun­gen, Chat­bei­träge, die tech­ni­sche Verbin­dung, Bild- und Tonqua­li­tät, Einrich­tung von Klein­grup­pen­ar­bei­ten etc. Diese Rolle macht einen wesent­li­chen Unter­schied und sollte im engen Austausch mit der Haupt­mo­de­ra­tion stehen – und nicht nur die tech­ni­sche Assis­tenz bilden. Bereits in der Konzep­tion einer hybri­den Veran­stal­tung arbei­tet die Co-Mode­ra­tion die virtu­el­len Aspekte ins Konzept ein; so stellt sie vor und während der Veran­stal­tung sicher, dass die Teil­neh­men­den im virtu­el­len Raum nicht plötz­lich abge­hängt sind.

3.3. Umset­zung von Klein­grup­pen­ar­bei­ten

Ein Schlüs­sel­ele­ment von Work­shops und Veran­stal­tun­gen, die über sechs Teil­neh­mende hinaus­ge­hen, sind paral­lele Klein­grup­pen­for­mate. Der erste Reflex in hybri­den Veran­stal­tun­gen ist die Auftei­lung der Klein­grup­pen in analoge und digi­tale Klein­grup­pen. Aus unse­rer Sicht verhin­dert dieser tech­nisch einfa­chere Weg aber die echte Inte­gra­tion der virtu­ell Teil­neh­men­den – idea­ler­weise sollte so gut wie möglich gemischt werden. Wir haben gute Erfah­run­gen damit gemacht, je Klein­gruppe ein vorbe­rei­te­tes Tablet (in unse­rem Fall ein Apple iPad) in die Hand zu geben, um die virtu­ell Teil­neh­men­den für die jewei­lige Klein­gruppe an einen Meeting-Ort der Wahl mitzu­neh­men. Die Mikro­fone und Laut­spre­cher sind für kleine Grup­pen oft ausrei­chend, wenn das Tablet unmit­tel­bar in der Nähe der Spre­chen­den plat­ziert wird; alter­na­tiv kann auch hier ein Konfe­renz­laut­spre­cher gekop­pelt werden (bspw. Jabra Speak 710).

Die Zutei­lung der virtu­ell Teil­neh­men­den in die jewei­lige Klein­gruppe erfolgt per Break-out-Grup­pen (bspw. in Zoom). Dafür muss jedes Tablet als Nutzer in der Video­kon­fe­renz inte­griert sein und idea­ler­weise eine eigene Bezeich­nung haben (bspw. „Gruppe A“, „Gruppe B“, …). Spätes­tens an solchen Punk­ten werden Sie merken, dass in hybri­den Designs klare Regie­an­wei­sun­gen für die digi­tale Umset­zung mitge­dacht werden müssen. Sonst wird es schwie­rig, etwa eine bestimmte Anzahl von Tablets in einer vorhe­ri­gen Kaffee­pause zu star­ten.

Alter­na­tiv zur mobi­len Arbeit mit Tablets können auch Klein­grup­pen­spaces mit Bild­schir­men und Tech­nik vorbe­rei­tet werden. Hier tref­fen sich dann sowohl die virtu­ell, als auch die nicht-virtu­ell verbun­de­nen Teilnehmer*innen, und es kann entwe­der ein Tablet oder ein Note­book ange­schlos­sen werden. Damit wären die Klein­grup­pen zwar weni­ger flexi­bel, aber die tech­ni­sche Ausstat­tung ist natür­lich besser.

4. Weitere Impulse für hybride Veran­stal­tun­gen

Wir sind beken­nende Fans klei­ner Tipps und Tricks. Manch­mal machen gerade diese klei­nen Impulse einen großen Unter­schied. Unsere ergän­zen­den Tipps teilen wir deshalb sehr gerne eben­falls mit Ihnen.

4.1. Tech­nik und Ausstat­tung

• Papp­auf­stel­ler mit Tablet: Wenn die Zahl der virtu­ell Teil­neh­men­den über­schau­bar ist, könn­ten auch Papp­auf­stel­ler in der Silhou­ette der virtu­el­len Person im Stuhl­kreis oder dahin­ter aufge­stellt werden und auf den Kopf das Tablet ange­bracht werden. So hätte man den virtu­el­len Raum tatsäch­lich im Raum abge­bil­det und könnte auch physisch zu der Person gehen und mit ihr*ihm spre­chen.
• Kamerafrau*mann: Am Ende ist und bleibt es für Mode­rie­rende und Teil­neh­mende eine Heraus­for­de­rung, Online-Teil­neh­mende tech­nisch gut mitzu­neh­men. Hier wäre eine zusätz­li­che Person mit Kamera eine große Entlas­tung. Gerade auch, um Rede­bei­träge schnell auf einzelne Perso­nen zu fokus­sie­ren oder in Pausen die virtu­ell Teil­neh­men­den atmo­sphä­risch hinzu­zu­neh­men; das ist mit einer stati­schen Kamera kaum zu machen.
• Zweit­mo­ni­tor vor der Mode­ra­tion: Wenn mit einem Beamer gear­bei­tet wird, hat die Mode­ra­tion die virtu­ell Teil­neh­men­den in der Regel hinter sich bzw. im Rücken. Um diese buch­stäb­lich nicht aus dem Auge zu verlie­ren, können Sie das Video­si­gnal auf einen zwei­ten Moni­tor spie­geln und den ca. 2m vor die Bühne stel­len; so haben auch Sie als Mode­ra­tion die virtu­ell Teil­neh­men­den jeder­zeit im Blick.
• Mobi­les Netz­werk im Grünen: Gerade im Sommer und zum Zweck des Infek­ti­ons­schut­zes können Sie auch drau­ßen tagen – das geht in vielen Fällen nicht nur erstaun­lich gut, sondern ist eine will­kom­mene Abwechs­lung. Damit hier die Netz­an­bin­dung nicht einge­schränkt ist, lohnt es sich, einen LTE-WLAN-Router ins Grüne zu stel­len, sofern das WLAN des Taguns­or­tes zu schwach ist. Wir haben zu unse­ren Team­ta­gen auch einfach per Handy einen WLAN-Hotspot eröff­net und für den Tag eine unbe­grenzte Tarif­op­tion des Handy-Diens­tes gebucht. Limi­tie­rend war häufig der Strom für die Mobil­ge­räte. Hier sollte man mehrere Power­banks dabei haben.
• Stativ für Tablets: Tablets hat man oft in der Hand mit dabei. Hier lohnt es sich aber, ein Stativ dabei zu haben, um Tablets jeder­zeit in der Klein­gruppe kurz auf rich­ti­ger Höhe abzu­stel­len und zu drehen. Häufig fehlt es an Abstell­flä­che und in der Hand halten lenkt vom Gespräch eher ab.

4.2 Mode­ra­tion und Inter­ak­tion

• Grund­stän­di­ges Design als Hybrid­ver­an­stal­tung: Eine Hybrid­ver­an­stal­tung braucht nicht nur entspre­chende Zusatz­tech­nik, sondern andere Rollen, Aufga­ben und ein Über­den­ken der ange­wen­de­ten Metho­den. Hier muss ein Skript von vorn­her­ein die Mach­bar­keit und Regie­an­wei­sun­gen einer hybri­den Veran­stal­tung mitden­ken.
• Einbin­dung in infor­melle Kommu­ni­ka­tion: Ein Ziel hybri­der Veran­stal­tun­gen ist es, die Hürde zwischen virtu­el­lem Raum und Präsenz­raum zu redu­zie­ren – und Augen­höhe zwischen den Teil­neh­men­den herzu­stel­len. Beson­ders rele­vant ist das für span­nungs­rei­chere Work­shops. So soll­ten die virtu­ell Teil­neh­men­den auch am infor­mel­len Austausch teil­neh­men können und keine getrenn­ten Offline-Seiten­dis­kus­sio­nen statt­fin­den.
• Geschwin­dig­kei­ten verhei­ra­ten: Virtu­elle Veran­stal­tun­gen sind häufig enger getak­tet. In hybri­den Veran­stal­tun­gen soll­ten dage­gen Geschwin­dig­keit und Pausen­zei­ten an denen eines Präsenz­work­shops orien­tiert werden. Die Gesamt­dauer sollte aller­dings wieder auf die Dauer virtu­el­ler Veran­stal­tun­gen verkürzt werden. Teil­nahme per Kopf­hö­rer und Bild­schirm ermü­det, weswe­gen sechs Stun­den die obere Grenze sind.
• Warm-Up und Test: Wenn Grup­pen das erste Mal in hybri­der Konstel­la­tion zusam­men­kom­men, hilft es, einen kurzen virtu­el­len Warm-Up mehrere Tage im Voraus zu veran­stal­ten. Je nach Grup­pen­größe soll­ten das 30–60 Minu­ten sein. Hier kann eine kurze Start­runde mit ein paar persön­li­chen Check-in-Fragen ein guter Schritt sein, um mitein­an­der warm zu werden. Die rein virtu­elle Runde stellt alle zunächst auf Augen­höhe und erleich­tert den Start in die hybride Situa­tion. Gleich­zei­tig dient die Runde als kurzer gegen­sei­ti­ger Tech­nik-Test.
• Offline-Buddy: Die Idee eines Tandem­part­ners im Präsenz­raum kann über eine*n Offline-Buddy umge­setzt werden. Dafür bekommt jede*r Online-Teilnehmer*in eine*n Teilnehmer*in im Präsenz­raum zuge­ord­net. Er*sie muss aller­dings mit klaren Aufga­ben ausge­stat­tet werden, damit sich die Online-Person nicht verlo­ren vorkommt. Das kann beispiels­weise so weit gehen, dass der*die Offline-Buddy die Online-Person auch per Tablet mit in die Pausen nimmt oder in der Pause kurz abstimmt, was er*sie noch braucht, um gut dabei zu sein. Idea­ler­weise können sich die virtu­ell Teil­neh­men­den einen Offline-Buddy im Vorfeld aussu­chen.
• Pausen­ge­stal­tung: Hier soll­ten die virtu­ell Teil­neh­men­den idea­ler­weise per indi­vi­du­el­lem Tablet mit zum Buffet im Präsenz­raum genom­men werden, damit auch infor­melle Gesprä­che statt­fin­den können. Hier kann wiederum der*die Offline-Buddy behilf­lich sein.

5. Gren­zen hybri­der Veran­stal­tun­gen

Hybride Veran­stal­tun­gen sind ein Spagat zwischen den Welten. Häufig besser als eine reine Online-Mode­ra­tion, aber dennoch ein hoher Aufwand für alle Betei­lig­ten und trotz­dem nicht ganz ohne Abstri­che mach­bar. Es sollte die Frage erwo­gen werden, ob die hybride Veran­stal­tung für das indi­vi­du­elle Anlie­gen ein geeig­ne­tes Format ist. Ein paar Aspekte könn­ten aus unse­rer Sicht Ausschluss­gründe sein:

• Mangel­hafte Tech­nik: Hybride Formate sind hoch­gra­dig von einem funk­tio­nie­ren­den tech­ni­schen Setup abhän­gig. Wenn sich im Vorfeld abzeich­net, dass am Semi­nar­ort weder ein gutes WLAN, noch die entspre­chende LTE-Netz­ab­de­ckung vorhan­den sind, sollte man den Stecker ziehen. Glei­ches gilt für einge­schränkte Video- und Audio­tech­nik.
• Span­nungs­rei­che Work­shops: In einem hybri­den Work­shop gibt es immer ein gewis­ses Gefälle zwischen Offline- und Online-Teil­neh­men­den. Gerade bei abseh­bar span­nungs­rei­chen und konflikt­i­ven Themen hilft der persön­li­che Kontakt. Zudem braucht es hier einen siche­ren Raum und viel Vertrauen, der ggf. mit Virtu­ell-Teil­neh­men­den nicht gewähr­leis­tet werden kann.
• „Mitschnei­dende“ / nur zuhö­rende Teil­neh­mende: Der Aufwand für einen hybri­den Work­shop ist hoch. Sofern Virtu­ell-Teil­neh­mende nur „mitschnei­den“ / zuhö­ren sollen, was zu den Themen bespro­chen wird (häufig bei eher opera­ti­ven Veran­stal­tun­gen), kann die Tech­nik deut­lich verein­facht werden. Da würde es dann weni­ger um Zusam­men­ar­beit auf Augen­höhe gehen und Sie wären näher an einem Webi­nar-Setup mit guter Audio- und Video­über­tra­gung in den virtu­el­len Raum – ggf. ergänzt durch Q&A‑artige Sequen­zen.

6.  Ihre Erfah­run­gen

Wir hoffen, dass wir Ihnen Anre­gun­gen für eigene hybride Veran­stal­tun­gen geben konn­ten. Welche Erfah­run­gen haben Sie bei der Durch­füh­rung mit hybri­den Veran­stal­tungs­for­ma­ten und Mode­ra­tio­nen gemacht? Wir sind gespannt über Ergän­zen­des, Gegen­sätz­li­ches oder Zustim­men­des aus Ihrer Erfah­rung in den Kommen­ta­ren!

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[1] Trans­pa­renz­hin­weis: Wir stehen in keiner wirt­schaft­li­chen Bezie­hung zu diesem Herstel­ler, sondern kennen diese Produkte bisher aus unse­rer Anwen­dung. Wir sind gespannt über Ihre bewähr­ten Alter­na­ti­ven über die Kommen­tar­funk­tion zu hören!