Virtual Fails – Einbli­cke in die virtu­elle Arbeit

Sieben Wochen lang lernen aus unse­ren Fehlern – das war die Idee hinter der Reihe “Virtual Fails“. Als Abschluss stel­len wir unsere Beiträge in gesam­mel­ter Form noch­mals als Blog zur Verfü­gung. Welche Hinweise haben Euch gehol­fen? Aus welchen eige­nen Fails konn­tet Ihr lernen? Wir freuen uns auf Eure Kommen­tare und Ergän­zun­gen.
Nach einer kurzen Sommer­pause star­ten wir unsere neue Serie „Tool­box“. Wir teilen Tech­ni­ken und Instru­mente aus unse­rem Bera­tungs­all­tag – zum Nach­ma­chen, Teilen und Weiter­ent­wi­ckeln. Stay tuned und genießt den Sommer!

#1 Teilnehmer*in verlo­ren: virtu­el­les Trai­ning über Zoom – Stim­mung ist gut. Plötz­lich erscheint ein*e Teilnehmer*in doppelt. Meine Idee: Ich werfe der*den Teilnehmer*in einmal aus dem Meeting, “den*die andere*n” lasse ich drin. Aber: Nach einer Minute sind beide verschwun­den. Er*sie wird sich wohl neu einwäh­len, denke ich. Nach einer Weile meldet er*sie sich über Handy: Er*sie bekäme die Meldung, dass er*sie nicht wieder beitre­ten dürfe, weil ich ihn*sie aus dem Meeting gewor­fen habe. Notlö­sung: Neustart für alle Teilnehmer*innen in neuem Meeting. Wie man das verhin­dert? Geht in Eure Zoom-Einstel­lun­gen und klickt an, dass Teil­ne­hemnden sich wieder zuschal­ten dürfen.

#2 MS Teams Beitritt: In vielen Work­shops nutzen wir das Tool “MS Teams”. Hier kann es zu Schwie­rig­kei­ten beim Beitritt kommen, wenn Perso­nen bereits einen Account für MS Teams haben und nun zu einem denk­mo­dell-Team einge­la­den werden. Die Einla­dung zu unse­rem Team genügte nicht. Unser Tipp: als Administrator*in des Teams (1) Rechts­klick auf das Team und “Team verwal­ten” wählen, (2) dann bei Einstel­lun­gen einen “Team­code” erstel­len lassen. (3) Die Teil­neh­men­den wählen in Ihrem MS Teams dann “Einem Team mit einem Code beitre­ten”. Fertig.

#3 Zoom Brea­kout-Session: In Zoom gibt es die Möglich­keit, Teil­neh­mende in Brea­kout-Sessi­ons (Grup­pen­ar­beits­räume) zu vertei­len. Bei einer virtu­el­len Konfe­renz mit 50 Teil­neh­men­den wurde vor der Mittags­pause das Open-Space- Format mit Themen, Themen­räu­men und Grup­pen­zu­sam­men­set­zun­gen im Plenum vorbe­rei­tet. In der Mittags­pause erstell­ten wir entspre­chende Brea­kout-Sessi­ons und wiesen die Teil­neh­men­den den vorher gewähl­ten Sessi­ons zu. Aber aufge­passt: Beim tech­ni­schen Vorab-Check fiel auf, dass wir Teil­neh­mende nur zuwei­sen können, wenn diese den virtu­el­len Raum nicht verlas­sen. Mikro und Video können ausge­schal­tet werden.

#4 Zoom Warte­raum 1.0: Achtung mit dem Beschrei­bungs-Text im Zoom-Warte­raum! In Zoom könnt ihr einen Warte­raum einrich­ten, damit ihr die Teil­neh­men­den nach­ein­an­der ins Meeting lassen könnt. Gut auch als zusätz­li­che Sicher­heit. Aber Achtung: Wenn ihr – z.B. aus einem ande­ren Meeting – noch eine (alte) Beschrei­bung des Warte­raums in den Einstel­lun­gen habt, sehen das die Teil­neh­men­den des neuen Meetings natür­lich auch. Doof, wenn da „Einfüh­rung für virtu­elle Dummies“ steht, ihr aber zum Kick-off für einen Stra­te­gie­pro­zess einla­det. Uns passiert – kein Witz! Und so geht’s…

#5 Zoom Screen Sharing: Achtung mit dem frei­ge­ge­be­nen Bereich! Das Teilen des eige­nen Bild­schirms gehört in einer Video­kon­fe­renz zum Stan­dard. Aber Achtung: Bist Du dir wirk­lich sicher, was genau die Teilnehmer*innen sehen werden? In unse­rem Beispiel hier sind Dateien zu sehen, die auf dem Desk­top lieben. In Zoom gibt es hier eine prak­ti­sche Lösung. Über „Share Screen“ und dann „Advan­ced“ kannst Du den gewünsch­ten Bereich fest­le­gen – einfach größer und klei­ner ziehen. Viel Spaß!

#6 Zoom Warte­raum 2.0: Der Warte­raum in Zoom ist super prak­tisch. Ihr könnt Euch als Moderator*in in Ruhe einrich­ten und habt die Kontrolle, wer ins Meeting darf. Aber Achtung: Wir haben in einer hitzi­gen Debatte schon mal verges­sen, den Warte­raum im Blick zu behal­ten. Resul­tat: Eine TN gab nach zehn Minu­ten auf und bat per Whats­App um erneu­ten Einlass, nach­dem sie raus­ge­flo­gen war. Tipp: Ihr könnt den Warte­raum auch während eines laufen­den Meetings deak­ti­vie­ren, wenn niemand ihn im Blick haben kann. Viel Erfolg!

#7 E‑Mail in Quaran­täne: Über Nacht hatte ich mir über­legt, bei einem virtu­el­len Trai­ning mit den Arbeits­grup­pen anstatt einer Menti­me­ter-Umfrage doch ein Miro-Board zur Visua­li­sie­rung zu nutzen. Die neuen Links waren fix am Morgen des Trai­nings an den*die Auftraggeber*in versen­det. Verwun­dert war ich, als die Nach­richt zur Grup­pen­auf­tei­lung an die Teil­neh­men­den mit den alten Links raus ging. Später fanden wir heraus, dass meine E‑Mail aufgrund der Viel­zahl an Links in Quaran­täne geschickt wurde (sie tauchte nicht einmal im Spam Ordner auf!). Am nächs­ten Tag habe ich die Links im Anhang der Mail versen­det und zusätz­lich um eine Ankunfts­be­stä­ti­gung gebe­ten. Einfach – muss man nur drauf kommen.

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