Virtu­elle Meetings mode­rie­ren – Tipps und Tricks

Virtu­elle Meetings sind in vielen Orga­ni­sa­tio­nen an der Tages­ord­nung. Über Online-Platt­for­men wie Skype for Busi­ness, Google Hangouts oder Go to Meeting versu­chen Teams, in möglichst kurzer Zeit über teils große Distan­zen in Echt­zeit mitein­an­der zu kommu­ni­zie­ren. Was so einfach klingt, birgt in der Praxis eine Viel­zahl von Schwie­rig­kei­ten: Ange­fan­gen von tech­ni­schen Störun­gen über viel zu volle Agen­den bis hin zu atmo­sphä­ri­schen Span­nun­gen zwischen den Teil­neh­men­den.

Hier kommt virtu­elle Mode­ra­tion ins Spiel, ohne die kein Online-Meeting statt­fin­den sollte. Auch ohne profes­sio­nelle Mode­ra­to­ren­aus­bil­dung können Sie die wich­tigs­ten Grund­la­gen und Tricks virtu­el­ler Mode­ra­tion lernen – ein paar davon möch­ten wir Ihnen in diesem Beitrag näher­brin­gen.

Einstieg: Virtu­elle Grup­pen­dy­na­mik – Kontakt ermög­li­chen

Kern­ele­ment ist immer wieder die Frage: Wie bekom­men wir es best­mög­lich hin, Menschen im virtu­el­len Raum auch wirk­lich in Kontakt mitein­an­der zu brin­gen. Das fängt schon beim Auftakt eines virtu­el­len Meetings an. Gibt es einen Punkt, an dem deut­lich wird, dass jetzt alle dabei sind und beginnt ein Meeting „bewusst“? Als Moderator*in können Sie beispiels­weise in einer  Einstiegs­runde die Frage: „Was sehen Sie, wenn Sie aus dem Fens­ter schauen?“ Schnell stellt sich hier heraus, dass Menschen unter ganz unter­schied­li­chen Bedin­gun­gen am Meeting teil­neh­men. Während die eine Ausblick auf ein Weizen­feld hat, schaut der andere auf eine Indus­trie­bra­che. Der Dritte hat über­haupt keinen Ausblick, weil er sich für die Bespre­chung in den fens­ter­lo­sen Kopier­raum zurück­ge­zo­gen hat und die Wand nur einen halben Meter entfernt ist – von wegen Ausblick! Schnell entsteht im Rahmen einer solchen Einstiegs­runde ein besse­res Gefühl für die ande­ren und Sie befeu­ern eine Grup­pen­dy­na­mik im virtu­el­len Raum.

Kommu­ni­ka­ti­ons­tech­ni­ken bei virtu­el­ler Mode­ra­tion – Akti­ves Zuhö­ren 2.0

Gene­rell gelten für Moderator*innen virtu­el­ler Arbeits­tref­fen bewährte Kommu­ni­ka­ti­ons­tech­ni­ken. Also alles ganz einfach? Nein, denn im virtu­el­len Rahmen soll­ten Sie die Tech­ni­ken deut­lich häufi­ger und prägnan­ter einset­zen – pene­trant im posi­ti­ven Sinne, wenn Sie so wollen. Wir nennen das auch Akti­ves Zuhö­ren 2.0. Beispiele dafür können sein: „Habe ich es rich­tig verstan­den, dass…?“ „Können Sie den letz­ten Punkt noch­mals wieder­ho­len, Frau Maier?“  „Ich fasse auch diesen Beitrag noch­mals kurz zusam­men…“ „Lassen Sie uns jetzt einen Schritt weiter gehen. Bisher hatten wir…“ „Jetzt ist doch die Frage, ob und wie…“

Worauf es in der virtu­el­len Mode­ra­tion ankommt – und worauf eben nicht

Apro­pos Mode­ra­tion: Ist es nicht viel einfa­cher, Themen und Teil­neh­mende im Blick zu haben, wenn sich ohne­hin alles auf Bild­schirm­größe abspielt? Mitnich­ten, denn als Moderator*in müssen wir nicht nur die eine oder andere Präsen­ta­tion bedie­nen, uns um verspä­tet zuge­schal­tete Teil­neh­mende kümmern, die Doku­men­ta­tion der Ergeb­nisse sicher­stel­len, einem Teil­neh­men­den helfen, seine Audio­ein­stel­lun­gen rich­tig zu konfi­gu­rie­ren… Zeit­gleich sollen wir dann auch noch die Teil­neh­men­den im Blick haben und die Reihen­folge der Wort­mel­dun­gen für alle nach­voll­zieh­bar orga­ni­sie­ren. Einfach geht anders. Alles also über­haupt nicht einfa­cher im virtu­el­len Rahmen, sondern deut­lich anspruchs­vol­ler und vor allem anstren­gen­der. Deshalb: Teilen Sie die Rollen sinn­voll auf! Wer kümmert sich darum, dass die wich­tigs­ten Stich­punkte fest­ge­hal­ten werden? Wer ist zustän­dig für alle Even­tua­li­tä­ten im Hinblick auf die Tech­nik (denn seien wir ehrlich: Es funk­tio­niert nie wirk­lich alles – jeden­falls nicht von Beginn an!)? Wer star­tet und bedient die Präsen­ta­tion zu den letz­ten Quar­tals­zah­len? Sie sehen schon: All das sollte in der Regel NICHT Aufgabe für Sie als Mode­ra­tion sein. Sie soll­ten sich voll auf die Inter­ak­tion der Teil­neh­men­den konzen­trie­ren und darauf, dass sie im Thema gut voran­kom­men. Also: Fragen stel­len, Wort­mel­dun­gen abho­len, zusam­men­fas­sen, weiter­füh­ren. Darauf kommt es in der virtu­el­len Mode­ra­tion wirk­lich an.

Möglich­kei­ten der virtu­el­len Inter­ak­tion

Übri­gens: Virtu­elle Mode­ra­tion heißt nicht, dass alles nur verbal bespro­chen werden sollte. Viele IT-Platt­for­men bieten Ihnen sinn­volle Möglich­kei­ten, auch über visu­elle Elemente eine Diskus­sion zu bele­ben. Star­ten Sie z.B. eine Live-Umfrage und spre­chen Sie über die Ergeb­nisse, die nur eine Sekunde später für alle als Balken­dia­gramm vorlie­gen. Oder nutzen Sie das virtu­elle White­board, um gemein­sam mit der Gruppe ihre Ideen zur Gestal­tung des neuen Marke­ting-Prozes­ses in ein Bild zu gießen.

Fazit

Wenn Sie Ihre Rolle klar haben und wissen, wer wofür zustän­dig ist, haben Sie schon halb gewon­nen. Gelingt es Ihnen dann noch, die rich­ti­gen Fragen zu stel­len und die Teil­neh­men­den konti­nu­ier­lich in den Prozess einzu­be­zie­hen und die Ergeb­nisse fest­zu­hal­ten, haben Sie einen rich­tig guten Job gemacht – anspruchs­voll zwar, aber ohne Schweiß­aus­bruch und mit einem Ergeb­nis, das sich sehen lassen kann.

Wer sich nicht traut dies direkt in einem Busi­ness-Meeting auszu­pro­bie­ren, dem*der empfeh­len wir unsere Trai­nings zum Thema „Virtu­el­les Arbei­ten“. Hier bieten wir die Möglich­keit, die Heraus­for­de­run­gen am eige­nen Leib zu erfah­ren und sinn­volle Tech­ni­ken anzu­wen­den, die allen Betei­lig­ten eine wesent­lich effek­ti­vere, effi­zi­en­tere und vor allem ange­neh­mere virtu­elle Zusam­men­ar­beit ermög­licht.