Vier Hebel für die erfolg­rei­che Mode­ra­tion virtu­el­ler Meetings und Work­shops

20. April 2020 von Rupert Prossinagg

Keine Angst vor der Mode­ra­tion im virtu­el­len Raum!

Foto von Mann vor dem Laptop der mit verschränkten armen über dem Kopf nach oben schaut

Viel­leicht fragen auch Sie sich gerade: Ist es wirk­lich so viel anders, einen Work­shop oder ein Meeting im virtu­el­len Raum zu mode­rie­ren? Und vor allem: Kann ich das? Wir sagen: Ja, Sie können das, denn im Grunde ist es wie im analo­gen (also nicht virtu­el­len) Work­shop­raum auch. Sie über­le­gen sich geeig­nete Formate und Metho­den, um die Menschen zu einem gemein­sa­men Ziel zu beglei­ten. Dabei passen Sie den Ablauf und die Metho­dik diesem Ziel, der Anzahl der Teilnehmer*innen und den räum­li­chen und zeit­li­chen Bedin­gun­gen an. Nichts ande­res tun wir auch, wenn wir virtu­elle Formate vorbe­rei­ten und mode­rie­ren.

Manches lässt sich aus dem analo­gen Raum sehr gut in ein virtu­el­les Format über­tra­gen. So können Sie z.B. eine Karten­ab­frage oder eine Brain­stor­ming-Session, aber auch Punkt­ab­fra­gen oder Mind­map­ping mit Hilfe geeig­ne­ter Tools umset­zen, die wir Ihnen in diesem Beitrag vorstel­len. Der virtu­elle Raum bietet aber sogar hand­feste Vorteile, die Sie nicht unter­schät­zen soll­ten: Mit weni­gen Klicks erstel­len Sie ein Quiz oder eine Wort­wolke, die sich auto­ma­tisch aus den Nennun­gen der Teilnehmer*innen gene­riert. Hier sind also metho­di­sche Ideen möglich, die Sie in einem Präsen­z­work­shop nicht so einfach reali­sie­ren können.

Damit Sie sich besser vorstel­len können, wie ein Work­shop im virtu­el­len Raum prak­tisch ausse­hen könnte, haben wir dieses Video für Sie vorbe­rei­tet. Wir haben hier mit einer Kombi­na­tion von Zoom und Mural gear­bei­tet. Beide Tools stel­len wir Ihnen in diesem Beitrag noch vor. Je nach­dem, womit Ihre Orga­ni­sa­tion arbei­tet, können wir inter­ak­tive Work­shops aber genauso gut mit MS Teams, Miro und ande­ren Platt­for­men umset­zen bzw. Sie bei der Umset­zung unter­stüt­zen.

Aber auch in Ihrer Rolle als Moderator*in haben Sie einen Vorteil gegen­über dem analo­gen Raum: Sie können plötz­lich viel häufi­ger zusam­men­fas­sen ohne sich ein Augen­rol­len von Seiten der Teilnehmer*innen abzu­ho­len. Denn plötz­lich wird sehr deut­lich, welchen unschätz­ba­ren Dienst Sie der Gruppe erwei­sen, wenn Sie die Mode­ra­tion in sehr akti­ver und strin­gen­ter Weise ausfüh­ren. Also: Bitte keine Angst vor der Mode­ra­tion virtu­el­ler Formate!

Wir geben Ihnen in unse­rem aktu­el­len Beitrag vier Hebel mit auf den Weg, um eigene virtu­elle Meetings und Work­shops erfolg­reich zu mode­rie­ren. Und wenn Sie das und weite­res Hand­werks­zeug auch prak­tisch erle­ben und selbst als Moderator*in auspro­bie­ren wollen, ist viel­leicht unser virtu­el­les Live-Trai­ning das Rich­tige für Sie.

Die wich­tigs­ten Hebel für Ihre Mode­ra­tion im virtu­el­len Raum

Hebel 1: Connec­ting People

Foto mit lichtern in Form von zwei Händen die sich die Hand geben

Gehen Sie aktiv mit der größ­ten Heraus­for­de­rung virtu­el­ler Formate um: dem Herstel­len von Kontakt über die räum­li­che Distanz hinweg. Auch und gerade im virtu­el­len Raum soll­ten Sie den Teilnehmer*innen Gele­gen­heit geben, sich kennen zu lernen, ein besse­res Verständ­nis fürein­an­der zu entwi­ckeln und schritt­weise Vertrauen aufzu­bauen.

Legen Sie gleich am Anfang damit los: Den Duft frisch gebrüh­ten Kaffees werden Sie natür­lich nicht so einfach vermit­teln können; Sie können aber Gele­gen­heit zum infor­mel­len Austausch in einer kurzen virtu­el­len Kaffee­pause geben – viel­leicht sogar mit ange­neh­mer Hinter­grund­mu­sik. Und warum laden Sie Ihre Teilnehmer*innen nicht ganz einfach eine vier­tel Stunde vor dem Work­shop zu einem infor­mel­len Ankom­men ein?

Planen Sie gute Fragen und ausrei­chend Zeit für ein virtu­el­les Check-in ein, sobald Sie ihren virtu­el­len Work­shop formal eröff­nen. „Was sehe ich, wenn ich aus dem Fens­ter schaue?“ ist nur eine von vielen mögli­chen Fragen, die Kontakt zwischen den Teilnehmer*innen stif­tet. Viele weitere Ideen für den gelun­ge­nen Check-in haben wir in unse­rem neuen denk­zet­tel für Sie zusam­men­ge­stellt. Denn am Anfang eines Meetings oder Work­shops entschei­det sich, ob die Teilnehmer*innen gut in den virtu­el­len Raum kommen. Und das ist ein entschei­den­der Erfolgs­fak­tor für das gesamte virtu­elle Meeting oder den virtu­el­len Work­shop. Nutzen Sie ihn!

Hebel 2: Teil­neh­mende akti­vie­ren

Was auch in klas­si­schen Präsenz­mee­tings oder ‑work­shops zutrifft, gilt im virtu­el­len Raum verstärkt: Akti­vie­ren Sie Ihre Teilnehmer*innen regel­mä­ßig – lassen Sie sie selbst aktiv werden. Während man im klas­si­schen Präsenz­for­mat einer gut gemach­ten Präsen­ta­tion im Schnitt bis zu 20 Minu­ten gut folgen kann, gilt für den virtu­el­len Raum: Spätes­tens nach zehn Minu­ten soll­ten Ihre Teilnehmer*innen selbst aktiv sein. Viel­leicht bauen Sie eine kleine Umfrage ein – das ist im Wesent­li­chen in allen Video­kon­fe­renz­sys­te­men wie Zoom oder MS Teams mit weni­gen Klicks gemacht. Das Tool Menti­me­ter bietet darüber hinaus noch viele andere Formen der akti­ven Betei­li­gung.

In zwei kurzen Videos stel­len wir Ihnen die Tools Zoom und Menti­me­ter vor.

Brin­gen Sie Ihre Teilnehmer*innen in s.g. Brea­k­out Sessi­ons in einen engen thema­ti­schen Austausch oder gestal­ten Sie eine virtu­elle Podi­ums­dis­kus­sion oder Fish­bowl-Diskus­sion, um Expert*innen in anspre­chen­der Weise zu Wort kommen zu lassen. Die Möglich­kei­ten sind auch im virtu­el­len Raum so viel­fäl­tig wie die Themen und Grup­pen mit den Sie arbei­ten. Doch mal abge­se­hen davon, welche Methode Sie im konkre­ten Fall einset­zen: Allen Ideen ist gemein­sam, dass die  Teilnehmer*innen selbst aktiv sind. Sie stel­len Fragen, reflek­tie­ren alleine oder in Paaren, entwi­ckeln Ideen in Plenum oder Klein­gruppe und visua­li­sie­ren diese auf ihrer eige­nen virtu­el­len Pinn­wand. Lesen Sie dazu mehr unter „Hebel 3“.

Tipp: Für das beliebte Video­kon­fe­renz-Tool Zoom haben wir Ihnen eine Anlei­tung für die wich­tigs­ten Funk­tio­nen zusam­men­ge­stellt. Damit können Sie sofort losle­gen.

Hebel 3: Konse­quente Visua­li­sie­rung der Inhalte

Mode­ra­tion im virtu­el­len Raum hat gegen­über einer Telfon­kon­fe­renz zwei unschätz­bare Vorteile: Zum einen sehen Sie die Teilnehmer*innen zumin­dest über Video und können Betei­li­gung und Reak­tio­nen besser abschät­zen. Zum ande­ren können Sie über das Teilen Ihres Bild­schirms Inhalte visua­li­sie­ren, die sie präsen­tie­ren und auf gemein­same Arbeits­er­geb­nisse schauen. Achten Sie dabei vor allem auf diese Aspekte:

  • Alle Doku­mente, die Sie während eines Meetings oder Work­shops aufru­fen wollen, soll­ten Sie bereits vorab im jewei­li­gen Programm geöff­net haben, damit Sie diese über die Funk­tion „Bild­schirm teilen“ für alle Teilnehmer*innen sicht­bar machen können.
  • Zeigen Sie auch Agenda, Zeit­plan und orga­ni­sa­to­ri­sche Aspekte über den geteil­ten Bild­schirm (z.B. über MS Power­Point). Auch Leif­ra­gen für die Diskus­sion oder Anlei­tun­gen für Übun­gen soll­ten Sie unbe­dingt visua­li­sie­ren. Am besten verschi­cken Sie zusätz­lich eine Agenda auch schon vorab an alle Teilnehmer*innen.
  • Rich­ten Sie sich vor Ihrem Work­shop eine oder mehrere virtu­elle Pinn­wände bzw. White­boards ein, mit denen Sie im Plenum oder in Brea­k­out-Grup­pen arbei­ten werden. Dazu kommen spezi­elle Programme wie Mural oder Miro in Frage. Einfa­chere Dinge im Plenum können Sie aber auch sehr gut direkt in leeren Power­Point-Folie machen, wenn Sie z.B. die Kommen­tar­funk­tio­nen von Zoom nutzen.

Hebel 4: Struk­tur – Struk­tur – Struk­tur

Bieten Sie als Moderator*in ein Höchst­maß an Struk­tur an, und tun Sie das auf mehre­ren Ebenen:

  • Inhalt­li­che Struk­tur: Klären Sie im Vorfeld das Ziel ab, erläu­tern Sie es zu Beginn des Meetings. Entwi­ckeln Sie eine realis­ti­sche Agenda mit thema­tisch logisch auf einan­der aufbau­en­den inhalt­li­chen Blöcken. Machen Sie immer wieder deut­lich, an welcher Stelle Sie stehen und was gerade die Frage­stel­lung oder Prio­ri­tät ist.
  • Zeit­li­che Struk­tur: Die Taktung sollte im virtu­el­len Raum enger sein als in einer Präsenz­ver­an­stal­tung. Geben Sie für einzelne Arbeits­schritte klare Zeit­vor­ga­ben und halten Sie diese ein. Auch für das Ende eines virtu­el­len Work­shops und vor allem Meetings gilt: Sie müssen in der Regel pünkt­lich schlie­ßen, da es Anschluss­ter­mine gibt.
  • Struk­tur in der Diskus­sion: Nehmen Sie die Aufgabe ernst, die laufen­den Diskus­sio­nen durch aktive Mode­ra­tion zu struk­tu­rie­ren. Fassen Sie immer wieder zusam­men, wieder­ho­len Sie die Kern­punkte und stel­len Sie Rück­fra­gen, wenn etwas unklar erscheint. Die Erfah­rung zeigt, dass Sie im virtu­el­len Raum kaum über­trei­ben können, wenn Sie eine sehr straffe Mode­ra­tion von Anfang an durch­zie­hen. Die Teilnehmer*innen werden es Ihnen danken.

Sie sehen: Mit Klar­heit über die wich­tigs­ten Hebel und einem cleve­ren Einsatz ausge­wähl­ter Tools lässt sich auch im virtu­el­len Raum eine sehr leben­dige und anre­gende Umge­bung gestal­ten. Nutzen Sie die ein oder andere Idee, die wir Ihnen hier vorge­stellt haben, und Sie werden sehen: schon mit klei­nen Elemen­ten lässt sich wirk­lich viel errei­chen.

In unse­rem virtu­el­len Live-Trai­ning erle­ben wir die Möglich­kei­ten virtu­el­ler Mode­ra­tion ganz prak­tisch und können sich selbst als Moderator*in im geschüt­zen Raum auspro­bie­ren. Haben Sie Fragen dazu? Schrei­ben Sie uns – wir freuen uns auf Ihre Nach­richt.