Virtuell und präsent: 4 Tipps für bessere hybride Meetings
14. Februar 2023 von Jakob Hasselgruber und Susanne Conrad
Seit einigen Monaten treffen sich mehr und mehr Teams wieder am Arbeitsort, bevölkern Meetingräume und beleben Büros. Gleichzeitig hat sich durch die Corona-Pandemie die Arbeitsweise vieler Menschen verändert und vermutlich nachhaltig „flexibilisiert“. Laut verschiedener Studien hat z. B. der Anteil der Homeoffice-Arbeit stark zugenommen und wird voraussichtlich auch hoch bleiben.
Viele Organisationen stehen damit im Alltag vor neuen Herausforderungen: Meetings, Workshops und Trainings werden häufiger „hybrid“ durchgeführt. Das heißt: Ein Teil der Teilnehmenden ist vor Ort, während andere – die sogenannten „Remoties“ – virtuell zugeschaltet sind.
Wie hybride Meetings gelingen? Mit diesen 4 Tipps!
- Technik optimieren: Sorgen Sie für einen guten Blick der „Remoties“ auf die Teilnehmenden vor Ort und für einen guten Klang aller Zugeschalteten. Achten Sie auf eine geeignete Video-Kamera (z. B. eine Weitwinkel-Webcam) und ein passendes Mikrofon-System (z. B. mit mehreren „Satelliten-Mikros“, die auch einen größeren Meeting- oder Workshop-Raum abdecken). Man kann auch etwas mehr in ein integriertes System mit Video und Mikrofon investieren. Wichtig: Überprüfen Sie vor Meeting-Start noch einmal Technik und Setting vor Ort!
- Inklusive Einbeziehung aller Teilnehmenden: Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmenden, egal ob virtuell oder präsent, gleich einbezogen werden. Beispielsweise kann die moderierende Person grundsätzlich erst einmal alle „Remoties“ zu Wort kommen lassen (#RemotiesFirst). Wichtige Beiträge vor Ort sollten zudem ggf. noch einmal wiederholt werden, damit sie auch online gut zu verstehen sind.
- Digitale Tools: Verwenden Sie gemeinsam bearbeitbare digitale Dokumente (z. B. Word oder Excel auf Sharepoint/MS Teams) und virtuelle Whiteboards wie Miro oder Conceptboard, um eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit zwischen den Online- und Offline-Teilnehmenden zu ermöglichen. Bitte immer gut anmoderieren, damit der Medienwechsel gut klappt!
- Rotierende Rollen: Legen Sie (ggf. schon für die nächsten Monate) fest, wer in Ihren hybriden Meetings welche Rolle haben wird. Zum Beispiel kann die Moderation durchaus jemand anders als die Führungskraft übernehmen, und auch der*die Praktikant*in muss nicht immer das Protokoll schreiben. So entstehen Lerneffekte für alle! Die Rollen „Moderator*in“ (ggf. auch „Technische*r Co-Moderator*in“), „Protokollant*in“ und „Tech-Support“ sollten definitiv vergeben werden.
Mit diesen 4 Tipps sind Sie auf dem richtigen Weg zu erfolgreichen hybriden Meetings!
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