Virtu­ell und präsent: 4 Tipps für bessere hybride Meetings

Seit eini­gen Mona­ten tref­fen sich mehr und mehr Teams wieder am Arbeits­ort, bevöl­kern Meeting­räume und bele­ben Büros. Gleich­zei­tig hat sich durch die Corona-Pande­mie die Arbeits­weise vieler Menschen verän­dert und vermut­lich nach­hal­tig „flexi­bi­li­siert“. Laut verschie­de­ner Studien hat z. B. der Anteil der Home­of­fice-Arbeit stark zuge­nom­men und wird voraus­sicht­lich auch hoch blei­ben.

Viele Orga­ni­sa­tio­nen stehen damit im Alltag vor neuen Heraus­for­de­run­gen: Meetings, Work­shops und Trai­nings werden häufi­ger „hybrid“ durch­ge­führt. Das heißt: Ein Teil der Teil­neh­men­den ist vor Ort, während andere – die soge­nann­ten „Remo­ties“ – virtu­ell zuge­schal­tet sind.

Wie hybride Meetings gelin­gen? Mit diesen 4 Tipps!

• Tech­nik opti­mie­ren: Sorgen Sie für einen guten Blick der „Remo­ties“ auf die Teil­neh­men­den vor Ort und für einen guten Klang aller Zuge­schal­te­ten. Achten Sie auf eine geeig­nete Video-Kamera (z. B. eine Weit­win­kel-Webcam) und ein passen­des Mikro­fon-System (z. B. mit mehre­ren „Satel­li­ten-Mikros“, die auch einen größe­ren Meeting- oder Work­shop-Raum abde­cken). Man kann auch etwas mehr in ein inte­grier­tes System mit Video und Mikro­fon inves­tie­ren. Wich­tig: Über­prü­fen Sie vor Meeting-Start noch einmal Tech­nik und Setting vor Ort!

• Inklu­sive Einbe­zie­hung aller Teil­neh­men­den: Stel­len Sie sicher, dass alle Teil­neh­men­den, egal ob virtu­ell oder präsent, gleich einbe­zo­gen werden. Beispiels­weise kann die mode­rie­rende Person grund­sätz­lich erst einmal alle „Remo­ties“ zu Wort kommen lassen (#Remo­ties­First). Wich­tige Beiträge vor Ort soll­ten zudem ggf. noch einmal wieder­holt werden, damit sie auch online gut zu verste­hen sind.

• Digi­tale Tools: Verwen­den Sie gemein­sam bear­beit­bare digi­tale Doku­mente (z. B. Word oder Excel auf Sharepoint/MS Teams) und virtu­elle White­boards wie Miro oder Concept­board, um eine reibungs­lose und effi­zi­ente Zusam­men­ar­beit zwischen den Online- und Offline-Teil­neh­men­den zu ermög­li­chen. Bitte immer gut anmo­de­rie­ren, damit der Medi­en­wech­sel gut klappt!

• Rotie­rende Rollen: Legen Sie (ggf. schon für die nächs­ten Monate) fest, wer in Ihren hybri­den Meetings welche Rolle haben wird. Zum Beispiel kann die Mode­ra­tion durch­aus jemand anders als die Führungs­kraft über­neh­men, und auch der*die Praktikant*in muss nicht immer das Proto­koll schrei­ben. So entste­hen Lern­ef­fekte für alle! Die Rollen „Moderator*in“ (ggf. auch „Technische*r Co-Moderator*in“), „Protokollant*in“ und „Tech-Support“ soll­ten defi­ni­tiv verge­ben werden.

Mit diesen 4 Tipps sind Sie auf dem rich­ti­gen Weg zu erfolg­rei­chen hybri­den Meetings!

Wenn Sie auf der Suche sind nach hilf­rei­chen Tipps und prak­ti­schen Tricks für die Mode­ra­tion von Meetings, melden Sie sich jetzt an für unser Trai­ning im Novem­ber 2024.

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